你难道没收到我的邮件?


细数公司十大经典金句之首,当孰【你难道没收到我的邮件?】无疑(了吧~ 我发誓我木有统计过)——尤其是邮件作为我们公司主要的沟通手段之一,我对这句话可谓印象深刻了。

回想刚到公司的时候,我还不会打座机电话(我承认我真的去学了打电话…),当时跟工程同事唯一的沟通手段就是邮件,有时甚至把邮件当QQ用了。但毕竟邮件不是QQ,时效性略差。有时候一些问题得不到确认,于是事后问对方最多的就是你有没有收到我的邮件了。

通常情况下,我们大部分人都有一个认知误区:只要把邮件发给对方了,对方就一定会知晓并执行,于是自己的沟通任务就完成了。但事实是,对方很可能没有(及时)收到邮件,即使收到了邮件,也不代表能够理解、接受、甚至执行。

沟通并不仅仅是发送邮件那么简单——发送邮件不过是沟通手段的一种,切莫把沟通手段和沟通过程混淆了。

真正意义上的沟通,是指思想碰撞并传递的过程。只有我和你能够以相同的角度去看待某个问题、理解其细节,才能说我和你完成了沟通。否则即使你清楚明白地看到了(听到了)我的每字每句,但是你不理解我的意思,那我和你也没有做任何有实际意义的沟通。

邮件上的沟通,按我们通常的说法,充其量只是“存证式的沟通”。确实它可以作为沟通证据,但过于依赖邮件则可能造成沟通障碍——尤其是当邮件包含的信息量越大,其中的细节就越容易被忽略。

况且信息淹没只是沟通障碍的一种。文化背景、个人偏见等主观因素也会成为沟通障碍的帮凶。为了减少类似不必要的障碍,我现在工作的时候,更倾向于面对面的、或电话式的交流,同时我也会定期写一些文章,借此向身边的人表述我近期的观点或见闻——我觉得消除障碍最好的方法就是让别人可以更直接地了解自己。

我越来越觉得,当一个问题被过于依赖用邮件去处理时候,处理周期越长,它就像抛绣球似得被抛来抛去。多用面对面或电话式的沟通,则可以促使我们在当下通过讨论去解决、反思问题。而写文章则可以避免直面的尴尬,在特定的时期向其他人表述自己的观点。

实际上,我一直以来都有写文章的习惯,而且我有自己的Blog。但自从去年开始公司办了内刊,我就把本应发表去Blog的一部分文章改投放到公司内刊了。原因有二:一是可以令身边的人更了解我的想法,增强他人对自己的熟悉感会利于平时沟通;二是我更喜欢公司有个人可以帮我对文章把关,使我的文笔有所提升——我并不介意文章被挑剔,因为我始终相信:“谁越是对你的文笔斤斤计较,谁就越可能是决定你前途的人”。

但沟通不仅仅相互理解、消除障碍就足够了。沟通也是需要策略的,首要一条就是让对方可以听懂并接受的方式去表述,否则只会徒增对方的失落感、甚至乎反感。其次就是用可以吸引对方注意力的方式去表述——我相信相比起一本新书,遍布重点的参考书更有吸引力,尤其在考试前。

最后我需要声明的是,写下这篇文章,并不是说邮件沟通有什么不好。恰恰相反,邮件作为“存证式”的沟通手段,是其他沟通方式不能替代的。而之所以用邮件说明问题,不过是作为这篇劣文一个引子,我真正所倡导的,是灵活、有效的沟通过程——这才是我们需要的——我们大可以在完成沟通后,再用邮件来存证一下不是么?


文章作者: EXP
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